Depozitimi i Vendimeve të Fondacioni/Shoqatës

Procedura e depozitimit të vendimeve të Bordit të Drejtorëve, të Anëtarësisë (Asamblesë) apo Bordit të Shoqatës — në varësi të formës së organizimit (shoqatë, fondacion apo qendër) — është si më poshtë.

1. Baza ligjore

Ligji Nr. 8788/2001 “Për organizatat jofitimprurëse”, i ndryshuar me Ligjin Nr. 80/2021;
Kodi Civil i Republikës së Shqipërisë (dispozitat për personat juridikë);
Praktika e konsoliduar pas Vendimit të Gjykatës Kushtetuese Nr. 62/2023 dhe Ligjit Nr. 90/2025, që kërkojnë depozitimin e zinxhirit të plotë të miratimit të çdo ndryshimi.

Regjistri i OJF-ve mbahet pranë Gjykatës së Shkallës së Parë të Juridiksionit të Përgjithshëm Tiranë (Zyra e Regjistrit të Organizatave Jofitimprurëse), e cila ka kompetencë për të gjithë territorin e Republikës.

2. Cilat vendime i nënshtrohen depozitimit

Çdo vendim që prek elementet e regjistruara të organizatës duhet të depozitohet dhe të regjistrohet në gjykatë përpara se të prodhojë efekte juridike ndaj të tretëve, përfshirë:

ndryshimet në përbërjen e organit vendimmarrës (dorëheqje dhe emërime anëtarësh bordi);
ndryshimin e përfaqësuesit ligjor / drejtorit ekzekutiv;
ndryshimet statutore;
ndryshimin e selisë (adresës) së organizatës;
ndryshimin e emrit, të qëllimit apo të formës së organizimit;
vendimet për riorganizim ose shpërbërje.

3. Përgatitja e kërkesës

Përpilohet një kërkesë drejtuar gjykatës, e cila nënshkruhet nga titullari i organizatës (përfaqësuesi ligjor i shoqatës apo fondacionit) ose nga personi i autorizuar shprehimisht në vendimin e organit vendimmarrës. Në kërkesë specifikohen:

identiteti i plotë i organizatës (emri, NUIS/NIPT, numri dhe data e vendimit të regjistrimit fillestar);
vendimet që janë marrë (numri, data, organi që i ka marrë);
çfarë kërkohet të merret në shqyrtim dhe të regjistrohet nga Gjykata (kërkimi konkret);
lista e dokumenteve bashkëlidhur.

Një format i një kërkese të tillë e gjeni bashkëngjitur këtij dokumenti.

Kujdes te nënshkrimi: kur vendimi ndryshon vetë përfaqësuesin ligjor, kërkesa duhet nënshkruar nga personi i autorizuar shprehimisht në vendimin e bordit (zakonisht përfaqësuesi i ri), jo nga përfaqësuesi në largim. Autorizimi duhet të figurojë si pikë e veçantë në vendim.

4. Dokumentacioni shoqërues — zinxhiri i plotë i miratimit

Nga përvoja jonë me depozitimet pranë Gjykatës së Tiranës, mungesa e një hallke të vetme të zinxhirit të miratimit çon në refuzim proceduror të kërkesës. Dosja duhet të përmbajë, sipas rastit:

Vendimin e organit vendimmarrës (Bordit/Asamblesë) në origjinal ose kopje të noterizuar — ky është dokumenti themeltar; depozitimi vetëm i statutit të ndryshuar, pa vendimin që e ka miratuar atë, nuk pranohet;
Deklaratat noteriale të dorëheqjes për anëtarët që largohen, ku deklaruesi: (a) jep dorëheqjen nga funksioni, (b) heq dorë nga pretendimet ndaj organizatës, (c) autorizon ndjekjen e procedurës së regjistrimit dhe (d) deklaron se është në dijeni që dorëheqja prodhon efekte juridike vetëm pas miratimit dhe regjistrimit nga gjykata;
Deklaratat e pranimit të anëtarëve të rinj të bordit dhe/ose të drejtorit ekzekutiv të ri;
Statutin e ndryshuar (kur ndryshimi prek statutin), të nënshkruar sipas rregullave;
Kontratën e qirasë ose dokumentin e pronësisë kur kërkohet ndryshimi i selisë;
Vendimin e regjistrimit fillestar dhe ekstraktin aktual të organizatës;
Për organizatat e huaja (degë të fondacioneve të huaja): vendimin e organit drejtues të selisë qendrore, të pajisur me apostille, shoqëruar me përkthim të noterizuar në gjuhën shqipe. Dokumentet në gjuhë të huaj pa apostille dhe pa përkthim të noterizuar refuzohen.

5. Kujdes praktik para depozitimit

Verifikoni statutin përpara vendimit. Nëse vendimi zvogëlon numrin e anëtarëve të bordit, sigurohuni që numri i ri nuk bie nën minimumin statutor — gjykata e kontrollon këtë përputhshmëri.
Efektet juridike lindin vetëm me regjistrimin. Deri në regjistrim, ndaj të tretëve vlejnë të dhënat ekzistuese të regjistrit; kjo duhet mbajtur parasysh për nënshkrimin e kontratave dhe përfaqësimin gjatë periudhës kalimtare.
Praktika gjyqësore nuk ka qenë uniforme. Dokumente që në vite të mëparshme janë pranuar pa zinxhirin e plotë të miratimit, sot refuzohen. Standardi aktual kërkon dosje të plotë që në depozitimin e parë — plotësimet pas refuzimit kërkojnë ridepozitim dhe zgjasin ndjeshëm procesin.
Koordinoni me noterin paraprakisht për deklaratat e dorëheqjes dhe pranimit, në mënyrë që datat e akteve noteriale të përputhen logjikisht me datën e vendimit të bordit.

6. Procedura pas depozitimit

Pas depozitimit, gjykata shqyrton kërkesën në dhomë këshillimi. Ajo mund të kërkojë plotësim dokumentacioni përpara se të vendosë. Procedura ndiqet deri në marrjen e vendimit gjyqësor të regjistrimit të ndryshimeve dhe pasqyrimin e tyre në Regjistrin e OJF-ve, prej nga tërhiqet ekstrakti i përditësuar i organizatës.